[WSIS CS-Plenary] Synthesis - CS Bureau meeting - 26/06/04

[Viola Krebs]

English version at the top
Version française dessous

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Dear Colleagues,

Please find below a synthesis of the WSIS Civil Society Bureau meeting 
taking place on 26 June 2004 in Hammamet, Tunisia. It contains some 
suggestions / a road map on how to move forward from now to the next 
PrepCom, which will take place in February 2005 in Geneva.

Kind regards,

Viola
Focal Point for the Volunteer Family

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Minutes, 26 June 2004

1. Procedure

Procedure needs to be established in writing if it has not already been so 
(e.g. documents written during PrepCom 2 of phase 1). It needs to be 
repeated at the start of the first plenary of each PrepCom / event (in 
paper, oral and online form).

The CS Plenary should be structured as follows: 5 min. report from the 
Bureau and 15 min for questions and answers; 5 min. report from Contents 
and Themes and 15 min. for questions and answers.

It was suggested that the time of the Plenary should be extended to 1.5 hours.

2. Bureau: the way forward

We have moved into the second phase of the WSIS, it is seems necessary to 
consider the way forward for the International CS Bureau. The composition 
and mechanisms will therefore be reviewed by a sub-group of the Bureau 
which will submit concrete proposals by September.

Each CS Bureau Family that wishes to continue working should submit a 
report of phase 1 by 15 September. It will be the basis for the evaluation 
process. It appears that, in addition to the constituencies represented, 
the networking capacity of families should be taken into consideration.

3. Financing

We need to identify financing sources and mechanisms to allow more CS 
participants to attend. To do this, it is recommended to create a working 
group that can write grants for the CS Bureau and CS at large. One starting 
point is the existing CS fund that was created by Tunisia and contains 
currently 400,000 Dinars.

We should in particular have a look at funding possibilities from North 
American Foundations (e.g. Rockefeller, Ford, etc.) that were not present 
at all.

We also should approach the private sector for funding.

4. Comments about PrepCom 1, what has worked, what are the lessons that can 
be learned?

Interpretation has been an issue for CS participation in this PrepCom. 
Indeed, not all sessions had benefited from interpretation, which created 
communication problems. In phase 1 of the Summit, volunteer interpreters 
were provided. This could be done again, provided expenses were reimbursed. 
Languages to be covered should be English, French, Spanish and the language 
of the host country (e.g. Arabic).

5. Action Plan

a) Four sub-groups of the Bureau have been created to work on specific 
documents:
-       Overall procedure for CS
-       Way forward for the International CS Bureau
-       Financing group (dealing with grant writing)
-       Liaison person to recommend creation of contents and theme 
procedures group

Timelines:      Pre-final version by 15 September 2004
                 Final documents by the beginning of October 2004

b) Make sure that the email archive of the CS Plenary guarantees the 
accessibility of all the documents sent to the list, including attachments.

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Chers Collègues,

Veuillez trouver ci-dessous une synthèse de la réunion du Bureau de la 
société civile du SMSI qui a eu lieu le 26 juin 2004 à Hammamet, en 
Tunisie. La synthèse contient des suggestions / un plan d'action entre 
maintenant et le prochain PrepCom qui aura lieu à Genève au mois de février 
2005.

Avec mes meilleurs messages,

Viola
Point de contact de la Famille des Volontaires

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PV, 26 juin 2004

1. Procédure

La procédure doit être établie par écrit si ce n'a pas déjà été fait 
(documents écrits durant le PrepCom 2 de la phase 1 du Sommet. Elle doit 
être répétée au début de la première séance plénière de chaque PrepCom / 
événement (en version papier, oralement  et en ligne).

La Séance plénière de  la CS devrait être structurée comme suit : rapport 
du Bureau de 5 minutes et 15 minutes pour les questions et réponses; 5 
minutes pour le rapport du groupe Thèmes et Contenus et 15 minutes pour les 
questions et réponses.

Il a été suggéré que le temps de la séance plénière journalière devrait 
être prolongé à une heure et demie.

2. Bureau : Vision pour le futur

Nous avons entamé la deuxième phase du WSIS, il semble nécessaire de 
considérer la suite du Bureau International de la CS. La composition et les 
mécanismes seront donc passés en revue par un sous-groupe du Bureau qui 
soumettra des propositions concrètes au mois de septembre.

Chaque Famille membre du Bureau de la SC qui souhaite continuer d'être 
membre du Bureau est invitée à soumettre un rapport de ses activités pour 
la phase 1 du Sommet au 15 septembre 2004. Ce rapport formera la base pour 
le processus d'évaluation. En plus du réseau représenté par chaque Famille, 
sa capacité de mobilisation et travail en réseau devrait être pris en 
considération.

3. Financement

Nous devons identifier des sources de financement et des mécanismes pour 
permettre à plus de participants de la CS d’assister aux réunions. Pour le 
faire, on a recommandé de créer un groupe de travail qui peut préparer des 
demandes de subventions pour le Bureau de la CS et la CS en général. Un 
point de départ est le fonds de CS existant qui a été créé par la Tunisie 
et contient actuellement 400,000 dinars.

Nous devrions en particulier revoir les possibilités de financement venant 
des fondations nord-américaines (par exemple. Rockefeller, Ford, etc.) qui 
n'était pas présentes  du tout lors de la première phase.
Nous devrions aussi nous rapprocher du secteur privé pour le financement.

4. Les commentaires de la PrepCom 1

L'interprétation a posé un problème pour la participation de la CS dans ce 
PrepCom. En effet, pas toutes les sessions avaient profité de 
l'interprétation, ce qui a créé des problèmes de communication. Dans la 
phase 1 du Sommet des interprètes volontaires ont été fournis. Cela 
pourrait être fait de nouveau, pourvu que les frais soient remboursés. Les 
langues à être couvertes devraient être l'anglais, le français, l'espagnol 
et la langue du pays d'accueil (Arabe).

5. Plan d'Action

a) Quatre sous-groupes du Bureau ont été créés pour travailler sur des 
documents spécifiques :

- la procédure Complète de la CS
- le futur du Bureau International de la CS
- le groupe de financement
- la personne de Liaison pour recommander la création des procédures du 
groupe de thèmes et contenus.

Délais :
Version pré finale des documents avant le 15 septembre 2004.
Documents finaux début octobre 2004

b) Assurer que les archives des email de la Séance plénière de la CS 
garantissent l'accessibilité à tous les documents envoyés à la liste, y 
compris les fichiers attachés.


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International Conference Volunteers (IC Volunteers)
P.O. Box 755, 1211 Geneva 4, Switzerland
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Fax: +41 22 800 1437 or 321 53 27
Email: viola at icvolunteers.org
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