[WSIS CS-Plenary] Additional Info Media Tunis

[Adina Fulga Radi]

Dear all, 
 
Following the feedback received, I feel the need to clarify few
media-related issues:
 
1.	Media attendance
We expect between 600-700 journalists to attend the Summit in Tunis. It
is impossible to estimate how many media events will be organized during
the Summit, but all press conferences, interviews, press briefings and
other media opportunities will be displayed at all times on plasma
screens throughout the venue and advertised in the WSIS Media Calendar
(also available at all times on the venue).
 
2.	Media requests
When sending me a request for a press event, please make sure you
CLEARLY state the entity you book the event for, and MORE IMPORTANTLY
that the respective entity has PROPER ACCREDITATION with the Summit.
 
3.	Media opportunities
The time slot allocated to the civil society to hold its press
conferences is 45 minutes DAILY between 16:00-16:45 in the Media Centre,
to be split as we seem fit (as you can’t have a press conference for
less than 15 min – otherwise it is not a press conference anymore –
common sense gives us maximum 9 slots of 15 minutes to be used during
the 3-days summit). Nevertheless, I think it is important for all of us
to understand that priority will be given to caucuses, families and
groups of NGOs rather than individual ones. The fact that the first-come
first-served principle is applied does not mean that the first 3 NGOs
sending me emails will automatically receive the three 45 min slots
available daily. Therefore, you might be asked to share your time slot
(if already booked one) or to group your press conferences and briefings
on topics (we will not have several briefings on the same topic). Press
conferences are to be organized ONLY when you have REALLY important news
to share with the media. These official press conferences will only take
place in the media centre in the ONLY ONE press conference room
available for ALL stakeholders.
 
4.	Media rooms
Please also be aware of the fact that press conferences are not the ONLY
means to meet the media. Briefings, grouped interviews and individual
interviews can be arranged. These media opportunities can be held in the
media centre (provided interview rooms are booked) or in the civil
society space (we are doing our best to allow some extra space for the
civil society to meet the media in the civil society space).
 
5.	Pigeonholes
In all, we have 100 pigeonholes to be distributed evenly between the
civil society various entities. It is true, that in the request form you
are kindly asked to advise how many pigeonholes you require (per
language). That doesn’t necessarily mean that one NGO will be given
unreasonable number of pigeonholes. For the moment we cannot accommodate
more than 2 per organization. Again, depending on the number of
requests, you might be asked to share your pigeonholes.
 
6.	Media Liaison Officers
We will need all the help we can get with the media. Based on various
feedback received from many of you, your offer to help is most welcome.
Please kindly note that the media liaison officers (as requested in my
previous email) will not perform in an official capacity. Therefore,
they will not receive extra media overpasses to access the media centre,
nor will they have access to the media list. And yes, the media liaison
officer I asked each entity to provide me with can also act as the
spokesperson, provided the person is representative for the respective
entity and has excellent PR skills.
 
7.	Media overpasses
As mentioned in my previous email, I will distribute the media
overpasses ONSITE ONLY and EXCLUSIVELY to those whose presence is
required at a given time in the media centre. These passes, as they are
not nominal, will be shared by various members of the civil society and
I will collect them back on a daily basis (in order to ensure a fluent
process in redistribution). I will also keep a strict distribution list,
in order to avoid any misunderstandings between the pass bearers.
 
8.	Media plan
I have already started to work on a media plan to ensure full access of
the civil society to the media. Should you require to arrange a press
event with a specific media, please let me know asap. This should enable
me to organize and prepare the logistics for all media arrangements in
Tunis. Also, should you have any particular talking points to raise with
the media, I will be more than willing to discuss them with you.
 
I hope this helps in clarifying the media guidelines previously sent.
 
Again, I look forward to working with you and to hearing back from you.
 
With my very best,
 
Adina :-) 
 
Adina Fulga Radi
Media Relations Officer
CONGO - WSIS CS Secretariat
11, Avenue de la Paix
CH-1202 Geneva
Tel: +41 22 301 10 00
Fax: +41 22 301 20 00
E-mail:
<http://us.f362.mail.yahoo.com/ym/Compose?To=media@ngocongo.org>
media at ngocongo.org
 
************************************************************************
***************
 
Chers tous,
 
Suite aux réponses que j’ai reçues, il me semble nécessaire de clarifier
certains points relatifs aux médias :
         
1.	Participation des médias
Entre 600 et 700 journalistes sont attendus pour participer au Sommet de
Tunis. Il est impossible d’estimer combien d’évènements média seront
organisés au cours du Sommet. Mais toutes les conférences de presse, les
interviews, les briefings presse et autres rencontres avec les médias
seront annoncés à tout moment sur des écrans plasma à travers les lieux
du Sommet et diffusés dans le Calendrier Médias du SMSI (qui sera
également disponible à tout moment dans le centre d’exposition).
 
2.	Demandes pour les médias
Lorsque vous m’envoyez une demande pour un évènement presse, veillez
s’il vous plait à CLAIREMENT mentionner l’entité pour laquelle vous
réservez cet évènement, et de manière PLUS IMPORTANTE encore, vérifiez
que cette même entité soit DÛMENT ACCRÉDITÉE pour le Sommet. 
 
3.	Rencontres avec les médias
Le créneau horaire alloué à la société civile pour tenir ses conférences
de presse est de 45 minutes PAR JOUR, entre 16:00 et 16:45 au Centre des
Médias, créneau qui doit être réparti comme bon nous semble (du fait
qu’on ne peut pas tenir une conférence de presse pendant moins de 15
minutes, sinon il ne s’agit plus d’une conférence de presse, il est
logique de répartir un maximum de 9 créneaux de 15 minutes chacun à être
utilisés lors des trois jours du Sommet). Cependant, je pense qu’il est
important pour tous de comprendre que la priorité sera donnée au caucus,
familles et groupes d’ONG plutôt qu’aux entités individuelles. Le fait
que le principe du premier venu premier servi s’applique ne veut pas
dire que les 3 premières ONG m’envoyant un email recevront
automatiquement les trois créneaux de 45 minutes disponible chaque jour.
Ainsi, il pourra vous être demandé de partager votre créneau horaire
(s’il est déjà réservé) ou de regrouper vos conférences de presse et des
briefings sur des sujets communs (on ne pourra pas avoir de différents
briefings sur le même sujet). Les conférences de presse se seront
organisées UNIQUEMENT si vous avez RÉELLEMENT des nouvelles importantes
à partager avec les médias. Ces conférences de presse officielles ne
prendront place que dans le centre des médias, dans UNE SEULE salle de
conférence de presse SEULEMENT disponible pour TOUTES les parties
prenantes. 
 
4.	Salles de médias
Veuillez également noter que les conférences de presse ne sont PAS LES
SEULS MOYENS de rencontrer les médias. Des briefings, des interviews
groupées et des interviews individuelles peuvent être ainsi organisées.
Ces rencontres avec les médias peuvent se tenir dans le centre des
médias (à condition que les salles d’interviews soient réservées) ou
dans l’espace de la société civile (nous nous efforçons d’y mettre à
disposition de l’espace supplémentaire pour que la société civile
rencontre les médias dans l’espace réservé à la société civile).
 
5.	Casiers
Au total, nous disposerons de 100 casiers qui devront être répartis de
manière équitable entre les différentes entités de la société civile. Il
est vrai que dans le formulaire de réservation il vous était demandé
d’annoncer combien de casiers vous aviez besoin (par langue). Ceci ne
veut pas nécessairement dire qu’une seule entité se verra attribuer un
nombre démesuré de casiers. Pour le moment, nous ne pouvons pas
attribuer plus de deux casiers par organisation. Une nouvelle fois, en
fonction du nombre des demandes, il pourrait vous être demandé de
partager l’utilisation de casiers.
 
6.	Agents de liaison avec les médias
Nous aurons besoin de toute l’aide que nous pourrons obtenir dans notre
relation avec les médias. Sur la base de nombreuses réponses que vous
m’avez envoyées, votre offre d’assistance est la bienvenue. Veuillez
noter que les agents de liaison avec les médias (tel que demandé lors de
mon précédent e-mail) ne pourront pas exercer dans un cadre officiel.
Ainsi, il ne pourront recevoir des laissez-passer supplémentaires pour
les médias, ni ne pourront avoir accès à la liste des médias. Et, oui,
l’agent de liaison avec les médias que j’ai demandé à chaque entité de
me fournir peut également agir en tant que porte parole, à condition que
la personne soit représentative de cette entité respective et dispose de
compétences en relation publiques. 
 
7.	Laissez-passer pour les médias
Tel que mentionné dans mon e-mail précédent, j’assurerai la distribution
des laissez-passer médias SUR PLACE SEULEMENT et EXCLUSIVEMENT à ceux
dont la présence est requise à un moment donné dans le centre médias.
Ces laissez-passer, du fait qu’ils ne sont pas nominatifs, seront
partagés par différents membres de la société civile et je les
collecterai en retour tous les jours (afin d’assurer un processus de
redistribution fluide). Je conserverai également une liste de
distribution très stricte, afin d’éviter toute incompréhension entre les
porteurs de ces laissez-passer.
 
8.	Planification médias
J’ai déjà commencé à travailler sur une planification médias qui
permettra un accès complet de la société civile aux médias. Si vous avez
besoin d’arranger un évènement de presse avec un média spécifique,
faites le moi savoir dès que possible. Ceci me permettra d’organiser et
de préparer la logistique pour tous les arrangements avec les médias à
Tunis. De même, si vous avez un point de discussion spécifique à
soulever avec les médias, ce sera un plaisir d’en discuter avec vous.
 
Dans l’attente de vos réponses et de travailler encore avec vous,
j’espère que ceci vous aidera à clarifier les directives médias qui vous
ont été envoyées précédemment.
 
Bien à vous, 
 
Adina :-) 
 
Adina Fulga Radi
Attachée de presse
CONGO – SMSI SC Secrétariat
11, Avenue de la Paix
CH-1202 Genève
Tel: +41 22 301 10 00
Fax: +41 22 301 20 00
E-mail:
<http://us.f362.mail.yahoo.com/ym/Compose?To=media@ngocongo.org>
media at ngocongo.org
 
-------------- next part --------------
An HTML attachment was scrubbed...
URL: http://mailman-new.greennet.org.uk/pipermail/plenary/attachments/20051104/5ace16eb/attachment.htm